Cyfrowy kwit wagowy: dane obowiązkowe, tara i szablon

Co powinno znaleźć się na kwicie wagowym?

Czy to waga samochodowa w handlu materiałami sypkimi, czy waga podłogowa w magazynie – kompletny kwit wagowy zawiera zwykle te dane:

• Brutto, tara, netto: waga całkowita, waga własna (np. pojazdu lub pojemnika) i obliczona z nich waga towaru – główna informacja każdego kwitu wagowego.
• Data i godzina ważenia, przy pierwszym i drugim ważeniu oba momenty.
• Pojazd względnie numer rejestracyjny, w razie potrzeby przyczepa i kierowca.
• Towar: nazwa ważonego towaru, w razie potrzeby numer artykułu lub kod odpadu.
• Osoba ważąca: kto przeprowadził lub zatwierdził ważenie.
• Numer kwitu wagowego: kolejny i jednoznaczny, aby każdy kwit pozostał możliwy do zidentyfikowania.
• Numer Alibi: jeśli waży się na zalegalizowanej wadze w obrocie handlowym, na kwicie powinno znaleźć się odwołanie do pamięci Alibi wagi – tylko tak można przyporządkować wydrukowaną wartość zabezpieczonemu przed manipulacją oryginałowi.

Kwit wagowy czy dowód dostawy?

Oba dokumenty są często mylone, ale spełniają różne zadania: kwit wagowy potwierdza pomiar – jaka waga została ustalona, kiedy i na której wadze. Dowód dostawy potwierdza przekazanie towaru – co, przez kogo i komu zostało dostarczone. Gdy rozlicza się według wagi, dowód dostawy opiera się na kwicie wagowym; w razie sporu liczy się udokumentowana wartość ważenia. W wielu firmach dobre oprogramowanie wagowe tworzy oba dokumenty z tej samej operacji.

Dlaczego cyfrowo? Zalety w skrócie

• Brak błędów przepisywania: waga, znacznik czasu i numer Alibi pochodzą bezpośrednio z wagi – nikt nie przepisuje wartości.
• Natychmiast dostępny: kwit istnieje jako PDF, trafia e-mailem do klienta i jest w systemie zawsze do odnalezienia – bez szukania w segregatorach.
• Ciągłe zakresy numerów: oprogramowanie nadaje numery kwitów wagowych automatycznie i kolejno.
• Bezpośrednie dalsze przetwarzanie: z cyfrowego kwitu wagowego powstają dowód dostawy, księgowanie w gospodarce magazynowej lub pozycja faktury – bez przerwania przepływu danych.
• Możliwość analizy: ilości na klienta, towar lub okres można analizować jednym kliknięciem, zamiast zbierać je ze stosów papieru.

Bezpłatny szablon do pobrania

Jeśli dziś jeszcze pracują Państwo na papierze lub w Wordzie: nasz szablon kwitu wagowego zawiera wszystkie wymienione powyżej pola i nadaje się jako rozwiązanie przejściowe lub jako lista kontrolna dla własnego formularza.

Najczęstsze pytania

Co musi znaleźć się na kwicie wagowym?

Kompletny kwit wagowy zawiera zwykle: wagę brutto, wagę tara i wagę netto, datę i godzinę ważenia, pojazd względnie numer rejestracyjny, nazwę towaru, nazwisko osoby ważącej oraz kolejny numer kwitu wagowego. Jeśli waży się na zalegalizowanej wadze w obrocie handlowym, na kwicie powinien znaleźć się dodatkowo numer Alibi, aby każdą wartość można było przyporządkować zabezpieczonej przed manipulacją pamięci Alibi wagi.

Jaka jest różnica między kwitem wagowym a dowodem dostawy?

Kwit wagowy dokumentuje wynik ważenia – potwierdza, jaka waga została ustalona, kiedy i na której wadze. Dowód dostawy natomiast dokumentuje przekazanie towaru między nadawcą a odbiorcą, czyli co zostało dostarczone. W praktyce oba się uzupełniają: kwit wagowy dostarcza wiarygodny dowód wagi, na którym opierają się dowód dostawy i faktura, gdy rozlicza się według wagi.

Od formularza do oprogramowania

Digital Trend Systems tworzy oprogramowanie wagowe, które generuje kwity wagowe automatycznie z ważenia – łącznie z odwołaniem do Alibi, zakresem numerów i przekazaniem do Państwa gospodarki magazynowej. Jeśli szablon jest u Państwa tylko pierwszym krokiem, proszę się z nami skontaktować.