Digitale weegbon: verplichte gegevens, tarra en sjabloon

Wat hoort er op een weegbon?

Of het nu een weegbrug in de stortgoedhandel is of een vloerweegschaal in het magazijn – een volledige weegbon bevat gewoonlijk deze gegevens:

• Bruto, tarra, netto: het totale gewicht, het leeggewicht (bijv. van het voertuig of de container) en het daaruit berekende goederengewicht – de kernboodschap van elke weegbon.
• Datum en tijd van de weging, bij eerste en tweede weging beide tijdstippen.
• Voertuig respectievelijk kenteken, indien van toepassing aanhanger en chauffeur.
• Goederen: omschrijving van het weeggoed, indien van toepassing artikel- of afvalcodenummer.
• Weger: wie de weging heeft uitgevoerd of vrijgegeven.
• Weegbonnummer: doorlopend en uniek, zodat elke bon herleidbaar blijft.
• Alibi-nummer: wordt er op een geijkte weegschaal in het handelsverkeer gewogen, dan hoort de verwijzing naar het Alibi-geheugen van de weegschaal op de bon – alleen zo kan de afgedrukte waarde aan het manipulatiebestendige origineel worden gekoppeld.

Weegbon of pakbon?

Beide documenten worden vaak verward, maar vervullen verschillende taken: de weegbon toont een meting aan – welk gewicht wanneer op welke weegschaal is bepaald. De pakbon toont een overdracht van goederen aan – wat door wie aan wie is geleverd. Wordt op gewicht afgerekend, dan baseert de pakbon zich op de weegbon; bij een geschil telt de gedocumenteerde weegwaarde. In veel bedrijven genereert goede weegsoftware beide documenten uit dezelfde transactie.

Waarom digitaal? De voordelen op een rij

• Geen overnamefouten: gewicht, tijdstempel en Alibi-nummer komen rechtstreeks uit de weegschaal – niemand typt waarden over.
• Direct beschikbaar: de bon bestaat als pdf, gaat per e-mail naar de klant en is in het systeem altijd terug te vinden – geen zoeken in ordners.
• Sluitende nummerreeksen: de software kent weegbonnummers automatisch en doorlopend toe.
• Directe verdere verwerking: uit de digitale weegbon ontstaan een pakbon, een boeking in het voorraadbeheer of een factuurregel – zonder mediabreuk.
• Analyseerbaarheid: hoeveelheden per klant, product of periode zijn met één klik te analyseren in plaats van uit papierstapels bijeen te sprokkelen.

Gratis sjabloon om te downloaden

Als u vandaag nog met papier of Word werkt: ons weegbonsjabloon bevat alle hierboven genoemde velden en is geschikt als tussenoplossing of als checklist voor uw eigen formulier.

Veelgestelde vragen

Wat moet er op een weegbon staan?

Een volledige weegbon bevat gewoonlijk: brutogewicht, tarragewicht en nettogewicht, datum en tijd van de weging, voertuig respectievelijk kenteken, de omschrijving van de goederen, de naam van de weger en een doorlopend weegbonnummer. Wordt er op een geijkte weegschaal in het handelsverkeer gewogen, dan hoort bovendien het Alibi-nummer op de bon, zodat elke waarde aan het manipulatiebestendige Alibi-geheugen van de weegschaal kan worden gekoppeld.

Wat is het verschil tussen een weegbon en een pakbon?

De weegbon documenteert het resultaat van een weging – hij toont aan welk gewicht wanneer en op welke weegschaal is bepaald. De pakbon documenteert daarentegen de overdracht van goederen tussen afzender en ontvanger, dus wat er geleverd is. In de praktijk vullen beide elkaar aan: de weegbon levert het houdbare gewichtsbewijs waarop de pakbon en de factuur zich baseren wanneer op gewicht wordt afgerekend.

Van formulier naar software

Digital Trend Systems ontwikkelt weegsoftware die weegbonnen automatisch uit de weging genereert – inclusief Alibi-verwijzing, nummerreeks en overdracht naar uw voorraadbeheer. Als het sjabloon bij u slechts de eerste stap is, neem dan contact met ons op.